Plugin de reservas online para WordPress: ‘Booked’ [Guía completa en español]

Elegir un plugin de reservas online para WordPress no es tarea sencilla. En el mercado existen muchas opciones, pero la ganadora en cuanto a personalización y funciones es Booked.

En esta guía del plugin Booked, te cuento todo lo que puedes configurar para incluir un calendario de reservas y citas online en tu página web.

Está especialmente diseñada para páginas web que ofrecen servicios como: reservas de mesa para restaurante, citas para spa y masajes, citas para entrenador personal, citas online para coaching, sesiones de terapias, etc.

Te cuento cómo instalarlo, configurarlo y sacarle el máximo partido.

¡Veamos que puede hacer Booked para tu negocio!

Qué es Booked

Booked es un plugin de WordPress que permite integrar en tu sitio web un sencillo y bonito calendario de reservas y citas online.

Lo más destacable de este plugin es la facilidad de uso para las visitas, así como la sencillez de configuración para el diseñador web.

Además, ofrece soporte técnico y documentación online por si la necesitas, aunque verás que es tan intuitivo que no vas a tener que recurrir a ella para configurarlo.

Boxy Studio es la compañía que está detrás del desarrollo de este plugin, y en su web puedes ver otros plugins relacionados con el mundo de la hostelería y la cocina.

Dónde descargar el plugin Booked

Puedes descargar este plugin en la web de Envato, desde el siguiente enlace Booked – Appointment Booking for WordPress

Cuesta sólo 49€ en un pago único y está totalmente justificado su coste por las funciones que ofrece.

La mayoría de plugins en su versión gratuita no se asemejan a las funciones que puedes encontrar en este plugin. Sin embargo, también estos plugins gratuitos se amplían con más funcionalidades una vez que pasas por caja.

Por desgracia, la compra de este plugin solo se puede realizar a través de Envato, empresa de CodeCanyon, por lo que no lo vas a encontrar en el repositorio oficial de plugins de WordPress.

No obstante, es un plugin muy popular y fiable, que tiene casi 15.000 descargas a fecha de escribir esta entrada y valoraciones muy positivas por los usuarios que lo han probado.

Cómo instalar el plugin Booked en WordPress

Una vez descargado el plugin, debes subir el archivo .zip en tu escritorio de WordPress.

Para ello, debes ir al menú Plugins / Añadir nuevo y examinar la carpeta donde tienes el archivo .zip descargado.

Una vez instalado correctamente, tienes que activarlo para comenzar a configurar todas las opciones.

Si pierdes el archivo .zip en tu ordenador o lo borras sin querer, no te preocupes, puedes iniciar sesión en tu cuenta de Envato y descargarlo siempre que quieras desde el menú Downloads.

Tras instalar y activar Booked nos saldrá una pantalla de bienvenido y un acceso directo a los ajustes del plugin.

Cómo configurar Booked

La configuración de este plugin de reservas online permite ofrecer un calendario con dias disponibles, dias ocupados y rangos de fecha bloqueados si lo necesitas.

Para configurar el plugin, dirígete a la barra lateral Reservas / Ajustes donde verás los siguientes apartados de configuración que repasamos uno por uno:

• General: ajustes generales del plugin
• Bloques de tiempo: calendario semanal con horarios personalizados
• Intervalos de tiempo personalizado: personalización de rango de fechas para desactivar reservas
• Campos personalizados: campos personalizados para el formulario de reserva
• Emails: ajustes de los emails que se envian al cliente y al administrador de la web
• Feeds de calendarios: integra las reservas en un feeds de noticias o calendario de Google
• Exportar: exporta calendario en formato CSV
• Shortcodes: integra el calendario en cualquier página o post a través de un shortcode

Ahora, vamos a entrar en detalle en cada uno de estos apartados.

Ajustes General

Como su nombre indica, en este apartado podemos configurar todos los ajustes globales del plugin Booked.

Tipo de reserva

La primera decisión que debemos tomar es si queremos permitir a cualquier visitante de la web realizar una reserva como invitado Guest Booking, o si debe registrarse previamente Registered Booking.

Opciones de reserva

Cuando un usuario realiza una reserva online, podemos configurar qué campos serán obligatorios en el formulario:

• Requerir «Nombre» solamente: sólo el campo de Nombre será obligatorio
• Requerir «Nombre» y «Apellidos»: el campo Nombre y Apellidos serán obligatorios (ojo serán dos campos indpendientes.

Para simplificar el proceso, te recomiendo activar la opción de requerir únicamente el Nombre y cambiar el título en el formulario por Nombre y Apellidos (te explico cómo hacerlo más abajo). De esta forma no tendrás dos campos independientes, uno para el nombre y otro para los apellidos.

Opciones de reserva invitados

• Requerir correo electrónico: campo de email obligatorio

Me resulta curioso que poner el email sea una opción, ya que para que el cliente reciba la información de su reserva, esta se envía al email que nos ha facilitado, por lo que necesitamos tenerla.

Redirección de reservas y citas

Aquí podemos redirigir al usuario a una página específica después de hacer una reserva. Por ejemplo, para darle las gracias e indicarle las instrucciones de cómo llegar al local o si hay que darle alguna instrucción.

• Sin redirección: no redirige y actualiza la lista del calendario después de la reserva.
• Seleccionar una página específica: redireccionar a una página como una página de agradecimiento, con instrucciones o con información de localización, por ejemplo.

Intervalos de tiempo en bloques

Los intervalos de tiempo en bloques determinan el tiempo de cortesía entre una reserva y otra.

Esto te permite definir horarios para tus reservas online que se distancian entre servicio y servicio con estos intervalos que hemos definido aquí.

Los intervalos por defecto que puedes elegir van desde 5 minutos hasta 8 semanas como máximo.

Para evitar que las citas se reserven demasiado cerca de la fecha y/u hora actual, puedes configurar un margen de tiempo mínimo (o búfer como se denomina en inglés).

Puedes eliminar el margen de tiempo entre citas o establecerlo desde solo una hora hasta ocho semanas.

Evitar reservas antes de la fecha

Para evitar que se reserven citas antes de una fecha determinada, puede indicar una fecha a continuación.

Muy útil para bloquear la fecha del periodo de vacaciones que esté cerrado el negocio o la actividad.

Evitar reservas después de la fecha

Para evitar que se reserven citas después de una fecha determinada, puede elegir esa fecha a continuación.

Por ejemplo, si cierras por vacaciones durante el mes de agosto, en el campo After pondrías la fecha 1 de agosto y en el campo Before 31 de agosto.

Búfer de cancelación

Para evitar que las citas se cancelen demasiado cerca de la hora de la cita, puede configurar un margen de tiempo o búfer de cancelación.

Resulta una opción interesante si quieres dar la posibilidad de cancelación hasta un tiempo prudencial que te permita reasignar ese hueco a otro cliente.

Booked permite dejar este margen de cancelación sin mínimo de tiempo o desde 15 minutos antes de la cita hasta 8 semanas antes de la cita.

Límite de reservas

Para evitar que los usuarios reserven demasiadas citas, puede establecer un límite de citas.

Con este ajuste previenes que un mismo usuario se guarde varias citas disponibles para luego asistir a una de ellas (la que más le conviene).

Al limitar el número de reservas por usuario, el cliente que necesite hacer otra reserva después de llegar al límite aquí establecido, tendrá que cancelar la reserva anterior, dejando ese hueco disponible para otro usuario.

Puedes eliminar este límite o ajustarlo desde 1 reserva por usuario hasta 50 reservas por usuario, según te convenga.

Nueva reserva predeterminada

¿Te gustaría que las solicitudes de reserva pasaran a una lista de reservas pendientes o deberían ser aprobadas de inmediato?

Booked te la opción de configurarlo de estas dos maneras:

• Establecer como Reserva Pendiente
• Aprobar reserva inmediatamente

Si tienes un sistema de reservas combinado, es decir, que recibes reservas online en tu página web, pero también recibes reservas por teléfono, WhatsApp o por email, te recomiendo establecer la reserva como Pendiente por si necesitas revisar el calendario previamente.

Una vez que apruebas manualmente la reserva, el cliente recibirá por email la confirmación de reserva. En el caso de que se apruebe de inmediato, el cliente recibirá también de inmediato el correo de confirmación.

Te explico como configurar las Notificaciones por email al cliente más adelante.

Opciones de pantalla

Entre las opciones de pantalla podemos permitir ocultar los siguientes ajustes:

• Ocultar «Predeterminado» en el selector de calendario
• Ocultar fines de semana en el calendario
• Ocultar el botón «Agregar al calendario» en la lista de citas del perfil
•  Ocultar franjas horarias (cuando existe un título de franja horaria)
• Ocultar horas de finalización (mostrar solo horas de inicio) -opción interesante para restaurantes-
•  Ocultar el número de franjas horarias disponibles
• Ocultar las franjas horarias ya reservadas (no se pueden usar con «Reservas públicas»)
• Reservas públicas (mostrar nombres en citas reservadas)

Otras opciones

Otras de las opciones que se puede configurar a nivel general para las reservas online son:

• No permitir que los usuarios cancelen sus propias citas
• Redirigir a los usuarios (excepto administradores y agentes de reservas) desde la URL «/wp-admin/»
• Ocultar el menú «Citas» de la barra de administración

Configuración de color frontal

Para darle un estilo personalizado que se adapte a la imagen corporativa de la web o del negocio que hay detrás, puedes elegir el color claro, color oscuro y color del botón principal.

Te dejo una imagen de ejemplo con el resultado de la selección.

Bloques de tiempo

En los ajustes de bloques de tiempo tenemos un calendario semanal donde podemos agregar los intervalos que se pueden reservar para cada día de la semana.

Cuando pulsamos en el botón de añadir, podemos crear un nuevo bloque individualmente, indicando un título, la hora de inicio, la hora de finalización y los espacios disponibles para ese rango de tiempo.

Intervalos de tiempo personalizado

¿Te vas de vacaciones y tu negocio cierra durante unos días?

Esto sería una situación por la que vendrías a este ajuste para deshabilitar las reservas durante ese período, indicando una fecha de inicio y una fecha de finalización.

Puedes añadir tantas fechas como desees. Si tienes un cuadrante anual con varias fechas en las que cierras, puedes dejarlo aquí establecido para que no se pueda reservar en esos días concretos.

Campos personalizados

El orden que sigue un usuario para realizar una reserva online es el siguiente:

1. Seleccionar fecha en el calendario
2. Seleccionar hora para la cita
3. Rellenar formulario con los datos

Es en el formulario donde podemos añadir los campos personalizados.

Puedes añadir los siguientes tipos de campos personalizados:

• Campo de texto
• Texto de párrafo
• Casilla de verificación
• Botones de opción
• Desplegable
• Contenido de texto

Te vendrá bien añadir campos personalizazos en función del tipo de negocio que ofrezca las reservas online.

Por ejemplo, si es para un restaurante puedes añadir una casilla de verificación para solicitar trona para niños.

O si la reserva de cita es para un centro de belleza podrías añadir un campo desplegable con los diferentes tratamientos a elegir.

Correos electrónicos de notificación

Cuando un usuario de la web hace una reserva online se pone en marcha un mecanismo automático de avisos por correo electrónico.

Podemos definir cuanto tiempo antes se enviarán los correos, si en el momento de la cita o varias horas o días antes.

También elegiremos el asunto del email y su contenido tanto de texto plano como de html.

Los correos de aviso se agrupan en dos tipos:

• Correos enviados al cliente:
  – Recordatorio de cita de cliente
  – Registro de usuario
  – Confirmación de la reserva
  – Aprobación de la reserva
  – Cancelación de la reserva
  
  
• Correos enviado al administrador / agente
  – Recordatorio de cita administrador / agente
  – Solicitud de reserva
  – Cancelación de reserva
  

Para cada email podemos incluir campos dinámicos que recogen información del usuario, como el nombre, el email, la fecha o los campos personalizados del formulario que ha rellenado en la reserva.

En los ajustes generales de los correos que se envían se puede añadir una imagen o logotipo como encabezado.

Para la recepción de emails al administrador / agente solo podemos utilizar una cuenta de email. Como truco, puedes hacer redirecciones a los email extra que necesites creando un filtro en gmail por ejemplo.

Booked también nos da la opción de forzar la dirección del email del remitente. Muy util si difiere con la dirección de correo de los ajustes generales de WordPress.

Feeds de calendarios

Utiliza las URL de este ajuste para descargar un feed estático (sin actualización automática) o pega la URL en tu aplicación de calendario favorita (Google Calendar, Apple Calendar, etc.) como una suscripción para cargar un feed de citas de actualización automática de solo lectura.

Exportar

Te permite exportar todas las citas o especificar lo que deseas eligiendo entre las siguientes opciones:

• Fechas de citas próximas y/o pasadas
• Aprobado y/o pendiente

El formato de exportación es un archivo CSV que podrás usar en cualquier hoja de cálculo como Excel.

Shortcodes

Puedes usar shortcodes (código abreviado) para mostrar el calendario de reservas en el front-end de la web.

Los shortcodes que puedes utilizar son:

• [booked-calendar] Mostrar el calendario predeterminado
• [booked-login] Mostrar el formulario de inicio de sesión/registro
• [booked-profile] Mostrar perfil de usuario
• [booked-appointments] Mostrar citas de usuarios

Además puedes emplear algunos atributos para personalizar el contenido que se muestra. 

Utiliza el atributo «calendario» para mostrar un calendario específico. 

Utiliza los atributos «año» y/o «mes» para mostrar un mes y/o año específico.  También puedes usar la variable «cambiador» para agregar un menú desplegable de cambio de calendario encima del calendario. 

Además, los usuarios pueden cambiar entre cada calendario que hayas creado.

Funciones del plugin Booked

Para que veas las funciones del plugin Booked en acción, te dejo este breve vídeo de sus creadores Boxy Studio.

Diseño de calendario de reservas

Aunque las opciones de personalización estéticas del calendario no son muy extensas, jugando con los tres colores que podemos elegir se pueden lograr combinaciones bastante vistosas.

El tamaño en el que se muestra el calendario vendrá determinado por el tamaño que tenga el bloque, fila o sección donde lo incluyamos.

Por supuesto, el diseño es totalmente responsive y se adapta a todos los dispositivos móviles y tablets.

Gestión de citas: añadir, cancelar o modificar reserva

Desde el menú Appointments puedes ver el calendario y añadir, cancelar o modificar una reserva existente.

Si deseas introducir una reserva de forma manual, selecciona el dia y se desplegarán las opciones disponibles.

Al pulsar sobre nueva cita se abrirá una ventana donde puede introducir los datos del cliente, tanto si es nuevo como si es un invitado, como la información de la propia reserva.

Cuando cancelas una reserva existente, el sistema enviará una notificación por email al cliente de forma automática con el mensaje que hayas configurado en los ajustes de correos electrónicos.

Gestión de usuarios y calendarios

En el apartado de Calendario del plugin, puedes crear tantos calendarios como desees.

Cada calendario se puede corresponder a un servicio diferente que puedes asignar a diferentes Usuarios de WordPress.

Para ponerte en contexto, puedes tener un centro de masajes con 3 masajistas diferentes. Para este caso crearías un calendario para cada uno de ellos y se irán ocupando las citas según el cliente elija uno u otro.

Además, las notificaciones de administrador / usuario se enviarán al email del propio usuario creado en WordPress.

Traducir el plugin Booked a español

Habrás visto que Booked está en perfecto inglés, pero no te preocupes porque traducirlo a español es muy sencillo.

Puedes traducir tanto los menús que se muestran de configuración en el backoffice de WordPress como los contenidos del calendario y formulario que se muestran al cliente.

Para ello solo debes instalar el plugin de Loco Translate y añadirle las traducciones manualmente en cada texto que quieras traducir.

Espero que este artículo te sea de ayuda. Si necesitas resolver alguna otra duda te leo en los comentarios 👇🏻